Het belang van basisregistraties bij gemeenten is de afgelopen jaren gegroeid. Reden voor de gemeente Tilburg om haar organisatiestructuur op een bijpassende manier in te richten. Zo is het adresonderzoek niet meer ondergebracht bij burgerzaken, maar bij de afdeling in oprichting Data Informatie Technologie. Op deze afdeling zijn alle basisregistraties en IT samengevoegd. Procesbeheerder Basisregistraties Marc Peters is enthousiast: “Wij hoeven niet bij andere afdelingen te informeren, maar kunnen zelf de benodigde informatie uit verschillende systemen halen. Dat bespaart een hoop tijd.” 

“We kwamen tot de conclusie: dit is geen dienstverlenende taak, dit is informatiebeleid.” 

Data, data, data. Het is dé kern voor het uitvoeren van veel gemeentelijke taken. Het inwinnen, verrijken en distribueren van alle gegevens wordt voor gemeenten steeds belangrijker, vertelt Marc Peters. Hij is als procesbeheerder Basisregistraties verantwoordelijk voor de BRP (kwaliteit; adresonderzoek en zelfevaluaties) en het opleggen van gemeentelijke belastingen. Basisregistraties waren voorheen ondergebracht bij de afdeling Publiekszaken. “Op een gegeven moment begon men zich af te vragen of dat wel de juiste plek in de organisatie was”, aldus Peters. “Destijds deed burgerzaken het adresonderzoek. Maar kreeg niet de aandacht die het verdiende, zeker met het oog op de toekomst (het stelsel van basisregistraties). En er werd vooral met een dienstverlenende bril naar gekeken.

”Ook rezen vragen over de verantwoordelijkheid: burgerzaken was wel verantwoordelijk voor de kwaliteit in de BRP, maar waren ze ook verantwoordelijk voor het toezicht daarop? En hoe zat het met de financiering? Wie betaalt het beheer en de kwaliteit? “We kwamen tot de conclusie: dit is geen dienstverlenende taak, dit is informatiebeleid.” 

“Informatievoorziening en IT beantwoorden samen twee cruciale vragen: mag het en kan het?”

Twee cruciale vragen

Om die reden is het adresonderzoek sinds kort gepositioneerd binnen de afdeling Data Informatie Technologie (DIT). Dit is nu nog een afdeling in oprichting die ontstaat uit de afdelingen Informatievoorziening en Informatietechnologie. Binnen DIT zijn alle basisregistraties (BAG, WOZ, BRP en de gemeentelijke belastingen) en IT (domeinbeheer, applicatiebeheer) samengevoegd. Peters: “Informatievoorziening en IT zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Samen beantwoorden ze de twee cruciale vragen voor het gebruik van datagegevens: mag het en kan het? Datagedreven werken staat binnen de gemeente hoog op de agenda. Zo hebben we om adresfraude tegen te gaan de applicatie Adressen op Orde ontwikkeld, waarbij we al bij de digitale inschrijving bij de gemeente controleren of er geen sprake is van fouten of misbruik. Zo kunnen we het afleggen van een huisbezoek voorkomen.” 

Groei team Adresonderzoek

Toch blijft ook adresonderzoek nog nodig. Jaarlijks onderzoekt de gemeente 4.000 terugmeldingen die onderzocht moeten worden. Zo’n onderzoek kan bijvoorbeeld worden gestart na een melding van een afnemer van de BRP die meldt dat de kwaliteit van een inschrijving niet goed is. Of na een melding vanuit LAA. “Zo’n 40 procent kunnen we administratief afhandelen, via telefoon of mail. Bij zo’n 60% doen we aanvullend onderzoek. Daarvoor gaan we op huisbezoek”, zegt Peters. Het team Adresonderzoek groeide de afgelopen jaren hard van 2 naar inmiddels meer dan 6 fte. Medewerkers zijn verdeeld in een binnen- en buitendienst. Peters:

In onze ogen kun je zonder huisbezoek geen goed oordeel vellen.

Dat kan natuurlijk alleen in gevallen waar je in contact kunt komen met de betrokken persoon. In het geval van buitenlandse studenten of arbeidsmigranten kan dat vaak niet. ”In coronatijd is de gemeente uitgebreider buurtonderzoek gaan doen, vertelt Peters. Ook in coronatijd gaan we, als het echt nodig is, gewoon op pad."

Jaarlijks voert de gemeente 4000 adresonderzoeken uit.

Sneller toegang tot cruciale data

De gemeente ervaart veel voordeel van de nieuwe organisatie-inrichting. Door alle basisregistraties samen te brengen in een afdeling is het verantwoordelijkheidsgevoel voor de kwaliteit en toezicht BRP veel groter geworden. Bovendien maakt het binnengemeentelijk gebruik van alle gegevens uit basisregistraties mogelijk. Peters: “Door het slim combineren van gegevens hebben wij sneller toegang tot cruciale data in een onderzoek. Zo hoeven we ook niet bij de afdeling Sociaal te vragen of iemand een uitkering heeft; die informatie kunnen wij zelf beperkt inzien (vanuit privacyoogpunt zien we geen inhoudelijke informatie, alleen een ‘ja’ of een ‘nee’). Dat bespaart een hoop tijd.” Bovendien bevordert de inrichting van het adresonderzoek de samenwerking binnen de gemeente en verbindt het de verschillende domeinen. “Als het nodig is gaan we met verschillende mensen op huisbezoek, zoals sociaal rechercheurs, toezichthouders en werkvoorbereiders van objectregistratie, die ook binnen team Basisregistraties werkzaam zijn.”

Een nadeel van de huidige inrichting is het gegeven dat de afdelingen burgerzaken en adresonderzoek op grote afstand van elkaar opereren, zelfs letterlijk, aangezien ze in verschillende stadskantoren zitten. “We kijken nu hoe we daar stappen in kunnen maken. We proberen elkaar vaker op te zoeken. Op dit moment gaat een kwaliteitsmedewerker al geregeld bij de collega’s van burgerzaken zitten om te kijken hoe de processen lopen en om waar nodig te helpen. Het is belangrijk om nauw contact te houden, juist omdat onze belangen verschillen. Zij willen mensen helpen, terwijl wij diezelfde personen juist onderzoeken.” 

Spookbewoning

Naast de samenwerking met burgerzaken is die met gemeentelijke belastingen (en invordering) voor Peters en zijn collega’s erg belangrijk. “Eigenlijk werken wij met de hele gemeente samen”, zegt hij. Zo zit hij in het bestuurlijk interventieteam dat grootschalige controles doet voor onder andere adreskwaliteit. “Dan kun je denken aan spookbewoning. Wij kunnen gegevens van leegstaande panden aanleveren over bijvoorbeeld watergebruik. Of bij een vermoeden dat ergens prostitutie plaatsvindt; dan schakelen we meteen met handhaving. ”Ook met Juridische Zaken (JZ) wordt samengewerkt, bijvoorbeeld rondom bestuurlijke boetes. Tilburg is een van de weinige gemeenten die deze boetes actief int. Ook al zijn de kosten waarschijnlijk groter dan de opbrengsten, toch vinden we de signaalfunctie die uitgaat van de boetes belangrijk.” En op het gebied van het stapelen van informatie trekken Basisregistraties en JZ met elkaar op. “De stapeling van die informatie maakt het relevant. Of we draaien de bewijslast om; iemand moet dan bewijzen dat hij of zij op het adres woont.”

Zo zet de gemeente in op leren van elkaar door de kwaliteitsmedewerker en medewerkers publieksbalie en adresonderzoek met elkaar mee te laten lopen. Corona gooide voor dit laatste roet in het eten.

Zoek elkaar op

Wat voor tips of adviezen heeft Peters voor andere gemeenten? “Ook al zit je niet in één afdeling, zoek elkaar wel op. Je kunt met collega’s van heffingen of invorderingen gebruikmaken van elkaars systemen. Wij hebben het zo ingericht dat medewerkers van heffingen ook meteen de BRP controleren en een terugmelding doen. Andersom kijken de adresonderzoekers naar wie de eigenaar van een woning is en kunnen we de contactgegevens delen met de collega’s van de heffingen.

En tot slot: investeer in binnengemeentelijke samenwerking. Ga langs bij andere afdelingen, verzorg presentaties, informeer naar terugmeldingen. Kortom: ga de bühne op en laat van je horen!”